SC必知-食品企业内、外部沟通控制程序

一、目的
 
　　为了及时、准确地收集、传递和处理公司在质量、食品安全、环境管理、安全管理方面的有关信息，促成工作目标有效完成，制定本程序。
 
二、适用范围
 
　　适用于公司内部的信息交流与协商处理，以及公司各部门与外部各相关方的信息交流与处理。
 
三、权责
 
　　1、公司管理者代表：
 
　　负责组织协调对内、对外有关质量、食品安全方面信息的处理。
 
　　2、EHS小组组长：
 
　　负责组织协调对内、对外有关环境、职业健康安全方面信息的处理。
 
　　3、质量和食品安全专员：
 
　　负责统筹公司对内、对外有关质量、食品安全方面信息的收集、传递和处理。
 
　　4、EHS专员：
 
　　负责统筹公司对内、对外有关环境、消防、交通、职业健康等安全方面信息的收集、传递和处理，并负责公司对内、对外有关压力容器等特种设备安全方面信息的收集、传递和处理。
 
五、作业内容
 
　　1、外部沟通
 
　　a） 与供应商、承包方的沟通
 
　　b） 与顾客就产品信息（包括预期用途有关的说明、贮存要求、保质期等）、质询、合同或订单处理、信息反馈（包括顾客抱怨）的沟通；
 
　　c） 与卫生防疫部门、质量技术监督部门等食品主管部门的沟通；
 
　　d） 体系更新时对其他组织（如行业协会、同行业厂商等）的影响
 
　　2、与外部交流的信息
 
　　a）与环境监测站、生态环境局、应急管理管理局、市场监督管理局、地方劳动部门、总工会、消防局、公安局、供电局
 
　　b）市场监督管理局、海关等当地政府、认证机构等单位之间传递的信息（包括上传下达的文件、资料和监测、检查的结果等）；
 
　　c）政策法规标准类信息，产品质量、食品安全、环境、安全法律法规、条例等；
 
　　d）涉及其他相关方的信息（如供应商物料的执行标准等）和相关方反馈的信息及其投诉等；
 
　　e）各部门直接从外部获取和向外部传递的有关质量、环境、食品安全、安全管理等方面的其他外部信息。
 
　　3、外部信息处理
 
　　相关部门在获得外部信息后，先判定信息使用范围，并向相关责任人报告。
 
　　4、信息收集
 
　　反馈方式信息的收集、传递与处理可采用书面资料、电子媒体、召开会议、讨论交流、通讯等方式进行。
 
　　5、内部沟通内容
 
　　a）产品或新产品信息；
 
　　b）原料、包材和服务信息；
 
　　c）生产系统和设备；
 
　　d）生产场所、设备位置、周边环境；
 
　　e）清洁和卫生方案；
 
　　f）包装、储存；
 
　　g）人员资格水平和职责权限分配；
 
　　h）法律法规要求；
 
　　i）与食品安全危害和控制措施有关的知识；
 
　　j）顾客、行业和其他要求；
 
　　k）来自外部相关方的咨询；
 
　　l）表明与产品有关的食品安全危害的抱怨；
 
　　m）影响食品安全的其他条件（如检测方法、条件等）。
 
　　6、内部信息
 
　　a）正常信息，如管理要求、方针目标、绩效测量和监视记录、内部审核与管理评审报告及体系正常运行时的信息；
 
　　b）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告、日常检查不合格情况、纠正和预防措施处理单等；
 
　　c）紧急信息，如出现火灾、洪涝灾害、台风、工伤事故、事件等情况下的信息；
 
　　d）其他内部信息，如员工的建议等。
 
　　7、信息处理
 
　　a）各部门收集到的有关环境、职业健康安全等外部信息，及时传递给EHS专员；食品安全、质量管理外部信息，及时传递给品控部；需要向外传递的信息必须经总经理或其授权人员审批后，再按规定向外传递。
 
　　b）当接收到监测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正、预防和改进措施控制程序》相关要求进行处理。
 
　　c）直接从外部获取的环境、职业健康安全、食品安全、质量有关的法律、法规和标准等管理信息时，按《文件控制程序》中外部文件的要求处理。
 
　　d）相关信息转化成文件按《文件控制程序》中文件制定、修订等要求进行。
 
　　8、沟通渠道与方法
 
　　依据不同的对象内容采取不同的的方法，如：会议、公告、电话、短信、报告表、内部联络单 、邮件和传真等等。
 
五、相关文件
 
　　记录控制程序
 
六、相关记录
 
　　报告表
 
　　内部联络单
 
　　沟通记录