HACCP体系文件-文件控制程序

1、目的
 
　　对与食品安全管理体系及HACCP体系运行有关的文件进行控制，保证其适用性、系统性、适宜性和完整性，确保工作现场所使用的文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。
 
2、适用范围
 
　　适用于食品安全管理活动过程中使用的管理文件的控制。
 
3、职责
 
　　3.1总经理负责食品安全管理方针和目标、手册、程序文件和外来文件的批准。
 
　　3.2食品安全小组组长负责组织编写和审核手册和程序文件。
 
　　3.3各部门负责本部门工作范围内与食品安全管理体系及HACCP体系有关的文件的编写和审核、使用的管理。
 
　　3.4公司综合部是文件的归口管理门，负责文件的标识、发放与回收，存档与管理。
 
4、术语和定义
 
　　受控文件：是指对文件的有效性进行跟踪管理的文件。
 
　　所有食品安全管理活动，应以受控文件作为依据，任何员工使用非受控文件均应考虑因此而可能承担的责任。
 
5、实施要求
 
　　5.1文件分类、编号和版本标识
 
　　5.1.1食品安全管理体系及HACCP体系由管理手册、程序文件、工作文件、外来文件、表格和记录五部分组成，分别规定编号规则如下：
 
　　1）管理手册：公司代码-食品安全管理体系及HACCP体系-手册代码发布顺序号
 
　　如FSMS-HYK-01食品安全管理体系及HACCP体系手册
 
　　2）程序文件：程序文件代号-顺序号。
 
　　CX代表食品安全管理体系及HACCP体系要求的程序文件。
 
　　----如食品安全管理体系及HACCP体系的程序文件：HYK-CX-01
 
　　3）工作文件：公司代码-制度文件代号-顺序号。
 
　　如HYK-ZD-01代表第01号工作文件。(原有管理制度不变，新增按此编号。)
 
　　4）表格（记录格式）：公司代码-程序文件代号-顺序号。
 
　　如HYK-CX-01-01代表记录，是1号程序文件使用的第1份记录格式。
 
　　当多份文件都引用到相同的表格时，以最先引用该表格的文件为基础，相同的表格只能有一个文件编号。
 
　　5）记录的编号即记录标识：使用流水号或第几页共几页表示。
 
　　6）外来文件保留原编号。
 
　　5.1.2文件的版本与状态：
 
　　食品安全管理体系及HACCP体系文件应标明版本和状态。
 
　　其格式为：第一版本用A/0，A表示该文件是第一版文件，0表示该版本的文件没有修改,在第一版文件上进行修订的次数用1，2等阿拉伯数字表示。
 
　　第二版本用英文字母“B”表示，修订状态用阿拉伯数字表示，即0,1，2，等。如B/0表示第二版本，B/1表示第二版本第一次修改。
 
　　5.2文件受控状态
 
　　5.2.1公司内部使用的食品安全管理体系及HACCP体系文件均为受控文件。
 
　　5.2.2公司文件管理员针对所有受控文件建立公司《管理体系文件一览表》。
 
　　5.2.3公司外部使用的食品安全管理体系及HACCP体系文件均为非受控文件。
 
　　5.3文件编制、审核、批准
 
　　5.3.1方针、目标和管理手册、程序文件由食品安全小组组长组织编制并审核，总经理批准颁布实施。
 
　　5.3.2工作文件由需求部门负责人组织编制、审核，并由总经理批准。
 
　　5.3.4组织文件编写人员时，应包含到该文件涉及到的职能部门的代表。
 
　　5.3.5管理体系文件一律用宋体，行距固定为22磅。
 
　　其他未详细规定事项套用本文件格式。
 
　　5.4文件的发放、保存和管理
 
　　5.4.1食品安全管理体系及HACCP体系文件经批准后，原版文件由公司综合部保存并不得外借。
 
　　以电子媒体形式保存的文件和资料应备份和加密保护，防止丢失或损坏。
 
　　5.4.2文件发放对象由食品安全小组组长根据文件使用需要批准，保证在文件的使用处有相应的文件。
 
　　由公司文件管理员统一复制食品安全管理体系及HACCP体系文件，并在文件封面或第一页按发放的先后顺序标注受控分发号以作标识，然后发放到各使用部门或人员，填写《文件发放/回收登记表》，由文件使用人或其主管签领。
 
　　体系文件发放的同时发放其引用的表格(记录格式)。
 
　　5.4.3外部人员仅是借阅文件，应由食品安全小组组长批准后，填写《文件借阅登记表》，由公司文件管理员统一复制并追踪借阅文件是否按时归还。
 
　　5.4.4《管理体系文件一览表》应适时更新以反映文件实际修改状态。
 
　　5.4.5文件应分别标识，由使用人保存于通风防潮、防蛀、安全的适宜地方(现场使用的文件可置于现场，非现场使用的文件置于公司综合部)，以防文件损坏。任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借。应确保文件清晰，易于识别和检索。
 
　　5.4.6公司综合部定期对各部门文件保管情况进行检查。在每次内部质量审核前应全面检查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。
 
　　5.4.7因破损或陈旧而需重新领用的文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，公司综合部文件管理员做好相应发放签收记录。
 
　　5.5文件的更改
 
　　5.5.1文件更改由文件更改部门申请，填写《文件更改申请通知单》，由原文件编制部门和审核人审核，经原文件批准人批准后执行更改。
 
　　5.5.2更改文件的标识：
 
　　1）文件更改范围和程度比较小的，如仅更改几行字且涉及面比较窄时，只更改状态不变动版本,如由B/0变为B/1。
 
　　2）修订状态标识的跨度由修改人视修改的大小而定；对于多次更改或更改范围比较大，则应升级版本号，并将修订状态归0，如由B/0变为C/0。
 
　　5.5.3只需要修订的文件更改，按原文件发放范围发放《文件更改申请通知单》，由各文件保管人负责按《文件更改申请通知单》要求对原文件标注更改，并填写《文件更改申请通知单》。
 
　　对需要换版的文件更改，执行5.3和5.4的规定，发放换版后的文件时收回原文件，在原《文件发放回收一览表》栏注明，执行5.6的规定。
 
　　5.6文件回收、作废与销毁
 
　　当文件不适用或文件持有人变动时，公司综合部应将相应的文件回收，在原《文件发放回收一览表》栏注明。
 
　　回收的文件，需要作废的，由公司综合部填写《文件记录销毁清单》，报食品安全小组组长批准后集中销毁。
 
　　若需要保留时，仅保存原件，同时标明“作废留用”，以防止其非预期的使用。
 
　　5.7外来文件
 
　　5.7.1国家法律、法规、行业标准以及可能影响公司整体作业的外来文件（如公司的文件），由公司综合部组织各职能部门识别、收集、获取，经总经理批准后，进行编号和受控标识，并按工作需要进行分发，填写《文件发放回收一览表》。
 
　　外来文件应编入单独列表《外来文件清单》，并在表头注明区别。
 
　　5.7.2公司员工因工作需要的外来文件，需识别其是否与食品安全管理体系及HACCP体系有关，若有关，转交公司综合部，执行5.7.1。
 
　　5.7.3公司综合部和外来文件使用部门应当跟踪外来文件的发展，当外来文件有更新版时，应进行换版更改，执行5.5规定，并更新《外来文件清单》。
 
　　5.7.4公司内部不对外来文件进行修订。若外来文件有不适用之处，应在引用该外来文件的文件中予以说明或编制新的文件予以规范。
 
　　5.8文件的使用和评审
 
　　5.8.1文件是活动的依据，应得到完全执行。文件发布后（包括更改）应有必要的培训，以确保人员对文件的理解。
 
　　5.8.2文件管理和使用部门都可在工作中、内部审核和管理评审会议上提出对现有质量、食品安全管理体系及HACCP体系文件进行评审，必要时则予以修改。
 
　　5.8.3每次内部审核，包括审核所有受控文件的有效性，必要时进行修改。
 
　　5.9记录的管理
 
　　记录是一种特殊的文件，除遵守本程序的适用规定外，还依据《记录控制程序》有关规定执行（如受控分发、修改等）。
 
6、相关文件
 
　　记录控制程序
 
7、相关记录
 
　　受控文件清单
 
　　文件发放回收一览表
 
　　文件借阅复制记录表
 
　　文件更改申请通知单
 
　　文件记录销毁清单
 
　　外来文件清单