浅谈供应商现场审核技巧

在食品行业，供应商提供的原材料、包装材料等质量，直接关系到最终食品的安全与品质，影响企业的声誉和消费者的健康。
 
　　因此，对供应商进行严格且有效的审核，成为食品企业把控质量源头的关键环节，审核的技巧往往决定审核的效果，掌握以下审核技巧，有助于食品企业筛选出优质可靠的供应商。
 
1、提问的技巧
 
　　审核员的提问必须观点和目的明确，注意语气，时机适当；必须表述准确、清楚、层次分明，依次递进，一个经验丰富的审核员的提问方式常常在表面看来是随机的，但他总是能在当时场景中找到以下最适当的提问方式：
 
　　1.1 开放性提问：
 
　　比如用谁，什么，怎么，为什么，在哪里，请描述今天原料验收的流程？
 
　　1.2 封闭性提问：
 
　　引出简短回答，包括是/不是或其他简短的事实回答，如：这是你们最近的规格吗？这些是你们的部门管理程序吗？
 
　　1.3 引导性提问：
 
　　具有建议性，审核人员通常有自己希望的答案，并希望由供应商来说出，如：你们将在下周进行检查，对吗？
 
　　1.4 沉默性提问：
 
　　审核人员保持沉默，或者用“嗯，啊，哦”等回答，来给供应商更多的时间，给出更深入更全面的回答。
 
2、聆听的技巧
 
　　首先聆听时目光要接触，神态要专注，最好不要中途打断，当然如果被审核人员讲话跑题了，一定要及时打断。
 
　　其次恰当的报以微笑和肯定会让对方产生讲话的兴趣，同时必须注意判断人员语言的合理性和矛盾点，这是发现问题的关键。
 
3、记录的技巧
 
　　现场审核中的记录是必须的，因为人的记忆是有限的，不可能把所有信息都装入脑袋中。
 
　　我们需要把审核中问题的关键信息，如地点、人员、时间等记录下来，记录的形式可以是快速记笔记，复印文件（先征得供应商的同意），记录会谈内容，拍照、录音、录像等。
 
4、观察的技巧
 
　　4.1现场审核时应对每个角落进行仔细观察，尤其是不容易清洁卫生的地方，如墙角，设备与地面之间的缝隙，排水沟，可拆卸的设备内部等，应使用手电筒进行检查是否清洁，有无积尘、油污或物料残留。
 
　　4.2观察文件记录时，应重点关注那些曾被折叠过的有用红笔或特别显眼标示打X或0的记录，同一表单内有两种以上之不同笔迹的记录，表单背面写了一大堆事项或备注，表单内之记录被涂改的特别厉害的。
 
5、抽样的技巧
 
　　5.1我们可以选取一下这些人进行抽样审核：
 
　　那些表现特别令人觉得他是老手很积极的员工。
 
　　看到他或走到他身边时，头马上就低下来的员工。
 
　　请主管推荐新员工。
 
　　在工厂内特别不显眼地方的员工。
 
　　工厂内较复杂或较麻烦工序的作业人员。
 
　　5.2我们可以遵循以下原则进行物料抽样：
 
　　各类别原物料（物品）都要均匀抽样。
 
　　先问看看有没有客户提供品，或储放很久的呆滞品。
 
　　货架之最上面、最下面、架子背面等原物料。
 
　　包装不完整的原物料。
 
　　食品生产企业审核的观察技巧需结合 “看、查、问、测”多维度进行，通过系统性观察与精准判断，可有效识别企业风险点，推动食品安全管理提升。