食品企业采购控制程序分享

1、目的
 
　　通过对供方提供产品或服务的能力进行评价和选择，以及对产品采购或服务提供进行控制，确保采购的产品或提供的服务的质量符合规定要求。
 
2、适用范围
 
　　适用于对供方进行评价和选择以及对采购进行控制。
 
3、职责
 
　　3.1 采购部负责原辅材料、包装材料的供方评价，建立“合格供方名录”及有关供方档案，并对供方供货业绩进行定期评定、跟踪；负责制订采购文件和实施采购。
 
　　3.2 品管部负责提供采购物资技术标准，负责采购物资的样品测试和进货检验/验证，对供方的质量业绩进行监控。
 
　　3.3 总经理或其授权之人员负责有关采购合同/协议书的签订。
 
4、工作程序
 
　　4.1 供方的评价和选择
 
　　4.1.1 合格供方的基本条件
 
　　a)供方原材料中涉及生产许可证管理的产品必须提供全国工业产品生产许可证。
 
　　b)具有本公司所购物资的供货能力和质量保证能力或所需的服务能力，具有良好的信誉；
 
　　c)对所购物资能提供检验合格的证明或对所提供的服务能提供资质证明；
 
　　d）能满足本公司提出的交货期要求或服务合同、协议；
 
　　e）能满足采购合同及其他采购资料规定的要求。
 
　　4.1.2 对供方的评价
 
　　4.1.2.1 采购物资按其对质量影响的程度可分为A、B、C三类：A类为重要物资，B类为一般物资，C类为辅助物资。
 
　　4.1.2.2 采购部根据采购物资技术标准和生产需要，通过对物资的质量、价格、供货期等进行比较，选择合格的供方，填写“供方评定记录表”。对同种的重要物资和一般物资，应同时选择几家合格的供方。采购部负责建立并保持合格供方质量记录。根据采购物资分类规定的产品类别，明确对供方的控制方式和程度。
 
　　4.1.3体系建立前有多年业务往来的供方评价
 
　　a) 对重要物资供方，填写“供方评定记录表”，并要求其提供充分的书面证明材料，以证实其质量保证能力，材料可包括以下内容：
 
　　生产许可证、质量体系认证证书、产品认证证书、产品检验报告、产品合格证书、荣誉证书等；
 
　　供方产品的质量、价格、交货能力的情况。
 
　　经评定合格者，由总经理批准列入“合格供方名录”。
 
　　b) 对一般物资供方，填写“供方评定记录表”。经评定合格者，由总经理批准列入“合格供方名录”。
 
　　c) 对辅助物资供方，不需填写“供方评定记录表”，其进货验证记录即为对此供方的评价，合格者由总经理批准后，直接列入“合格供方名录”。
 
　　4.1.4 体系建立后第一次供应的供方评价
 
　　a) 对重要物资供方，除要求其提供充分的书面证明材料外，还需经样品检测，检测合格才能供货:
 
　　新供方根据提供的技术要求提供少量样品;
 
　　品管部对样品进行检验或验证，出具相应的检验或验证报告，并填写“供方评定记录表”中相应的栏目，反馈给生技部；
 
　　样品如不合格可再送样，但最多不能超过两次；
 
　　样品体验或验证合格的供方经总经理批准后，可列入“合格供方名录”。
 
　　b) 对一般物资供方，可作一般性的小批量试用评价，根据试用评价，在“供方评定记录表”上记录，经总经理批准，可列入“合格供方名录”。
 
　　c) 对辅助物资供方，不需填写“供方评定记录表”，品管部在进货时对其进行验证，合格者由总经理批准后，直接列入“合格供方名录”。
 
　　4.1.5 供方产品如出现严重质量问题，采购部应向供方发出警告，如两次发出警告而质量没有明显改变的，应取消其供货资格。
 
　　4.1.6 采购部每年对合格供方进行一次跟踪复评，填写”供方业绩评定表”，评价时按百分制，质量评分占60％，交货期评分占20％，其他(如价格、售后服务、配合度等)占20％评定总分低于48分，应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报总经理批准，但应加强对其供应物资的进货验证，并执行4.2.5条款.连续第二次评分仍不合格，应取消其供货资格。
 
　　4.1.7 对为本公司服务的供方，也应经评价合格后方可向本公司提供服务(对国家授权的计量所，可不做评价).
 
　　4.1.8 采购部负责建立并及时更新相关的“合格供方名录”，采购物资应在合格供方中进行，以确保所购物资的质量。
 
　　4.2 原辅材料、包装材料的采购
 
　　4.2.1 采购文件
 
　　4.2.1.1 采购文件一般以技术文件、采购合同/协议书、采购单等方式体现。
 
　　4.2.1.2 采购文件应清楚地说明对采购物资的要求.
 
　　4.2.1.3 采购文件发放前需由主管领导或其授权人批准.
 
　　4.2.2 采购合同/协议书
 
　　需要时，采购部应与供方签定采购合同/协议书.采购合同/协议书的内容可包括名称、型号规格、质量验收要求、交付方式、结算方式、违约责任等。
 
　　适当时，还应包括对供应商的产品、程序、过程、设备、人员、质量体系的要求等内容。
 
　　采购合同/协议书一般由总经理或授权人与供方签订。
 
　　4.2.3 采购计划
 
　　4.2.3.1 采购部制定“采购计划”，经总经理审批后实施。
 
　　4.2.3.2 临时采购的物资，相关部门应填写“请购单”，交予采购部实施。
 
　　4.2.4 采购执行
 
　　4.2.4.1 采购员从“合格供方名录”中选择合适供应商，向其发出“采购单”及有关资料。采购单应写明物资名称、型号规格、数量、交货期等内容。发出前需经部门负责人批准。
 
　　4.2.4.2 采购员可在授权范围内以电话订货、传真等适当的方式订购物资。
 
　　4.2.4.3 采购员应做好采购物资的进度跟踪工作，如采购活动中出现任何障碍时，采购员应及时用“信息联络单”通知有关部门。
 
　　4.2.5 当采购需求有变化时，相关部门应下达“信息联络单”给采购员。
 
　　4.2.6 采购物资的验证
 
　　4.2.6.1 物资到厂后，由品管部依据有关检验规定进行来料检验或验证。
 
　　4.2.6.2 当出现须到供应商处验证采购的产品和/或服务以及顾客提出到供应商处验证时，应在采购单/采购协议书中就验证的安排和产品的放行方法做出说明。
 
5、相关质量记录
 
　　5.1 供方评定记录表
 
　　5.2 合格供方名录
 
　　5.3 供方业绩评定表
 
　　5.4 采购计划
 
　　5.5 采购单
 
　　5.6 请购单
 
　　5.7 信息联络单