在当今竞争激烈的市场环境中，ISO体系认证已成为众多企业提升管理水平、增强市场竞争力的重要手段。
无论是ISO 9001质量管理体系、ISO 14001环境管理体系，还是ISO 45001职业健康安全管理体系等，通过认证审核不仅能规范企业内部管理，还能赢得客户和市场的信任。
然而，审核过程并非一帆风顺，企业在迎接审核时需要做好充分准备，注意诸多细节，才能确保审核顺利通过。
一、审核前的准备工作
（一）文件资料的整理
1、体系文件的完善
确保质量手册、程序文件、作业指导书等体系文件是最新的版本，并且经过正式发布和批准。这些文件是企业实施ISO体系的纲领性文件，审核员会重点检查其完整性、适用性和可操作性。
以ISO 9001质量管理体系为例，质量手册应明确质量方针和目标，详细描述组织的质量管理体系范围，包括任何删减的细节及其合理性。程序文件则要涵盖如文件控制、记录控制、内部审核等关键过程，且每个程序文件的内容要具体、明确，能够指导实际工作。
对于ISO 14001环境管理体系，环境管理手册要识别组织的环境因素，明确重要环境因素的控制措施，程序文件中要包含环境监测、合规性评价等内容。比如，一家化工企业，其重要环境因素可能包括废水排放、废气排放等，程序文件中就要详细规定如何监测这些排放指标，以及如何确保符合国家和地方的环保标准。
2、记录文件的归档
收集并整理好所有与体系运行相关的记录，如培训记录、内部审核记录、管理评审记录、纠正和预防措施记录等。这些记录是体系运行的证据，审核员会通过查看记录来验证体系是否真正有效运行。
以ISO 45001职业健康安全管理体系为例，培训记录要详细记录员工接受职业健康安全培训的时间、内容、培训方式以及考核结果。内部审核记录要包括审核计划、审核检查表、不符合项报告以及纠正措施跟踪等内容。管理评审记录则要体现最高管理层对职业健康安全管理体系的评审情况，包括评审输入（如内部审核结果、合规性评价结果等）和评审输出（如改进措施决策等）。
（二）人员培训与沟通
1、全员培训
对全体员工进行ISO体系知识的培训，确保每个员工都了解体系的要求和自己在体系中的职责。可以通过内部培训课程、宣传手册、海报等多种形式进行培训。
例如，在ISO 9001质量管理体系中，生产车间的员工需要了解质量控制的要求，知道如何按照作业指导书进行操作，如何记录生产过程中的质量数据。对于后勤部门的员工，也要让他们明白自己在支持质量管理体系运行中的作用，如采购部门要确保采购的原材料符合质量要求，行政管理部门要为体系运行提供必要的资源支持。
2、内部沟通机制的建立
建立有效的内部沟通渠道，确保各部门之间能够及时沟通与体系相关的信息。可以设立专门的沟通平台，如企业内部的即时通讯软件群组，或者定期召开跨部门的沟通会议。
比如，在ISO 14001环境管理体系运行过程中，生产部门发现新的环境因素（如新设备的引进可能带来新的废气排放），需要及时与环境管理部门沟通，以便对环境因素进行重新识别和评价，更新环境管理措施。同时，环境管理部门在进行环境监测时发现的问题，也需要及时反馈给相关部门进行整改。
（三）迎审环境的布置
1、办公场所的整洁
保持办公场所的整洁有序，这不仅是企业良好形象的体现，也方便审核员查阅文件和资料。文件柜要分类清晰，标签明确，方便审核员快速找到需要的文件。
比如，在审核员查看质量记录时，如果文件柜杂乱无章，会让审核员产生对企业管理不规范的印象，甚至可能因为找不到文件而影响审核进度。
2、标识的设置
在需要的地方设置清晰的标识，如危险区域标识、环保设施标识、质量控制点标识等。这些标识有助于审核员快速了解企业的管理重点和风险控制措施。
以ISO 45001职业健康安全管理体系为例，在有高空作业风险的区域设置“注意高空坠物”的标识，在有化学品存储的区域设置“危险化学品”标识，并标明化学品的名称、危害特性等信息。这些标识不仅符合职业健康安全管理体系的要求，也有助于保护员工和审核员的安全。
二、审核过程中的注意事项
（一）积极配合审核员
1、提供真实信息
在审核过程中，要如实回答审核员的问题，提供真实的文件和记录。不要试图隐瞒问题或者提供虚假信息，一旦被发现，不仅会导致审核不通过，还可能影响企业的信誉。
比如，审核员询问某项纠正措施的实施情况，企业人员应该如实说明措施是否已经执行、执行的效果如何，而不是夸大其词或者编造执行情况。
2、引导审核员参观
如果审核员需要参观企业的工作场所，要安排专人引导，并详细介绍企业的生产流程、管理体系的运行情况以及相关的控制措施。引导人员要熟悉企业的管理体系和业务流程，能够准确回答审核员的问题。
例如，在参观生产车间时，引导人员可以向审核员介绍生产线上的质量控制点，如何通过设备和人工检测来保证产品质量；介绍环保设施的运行情况，如何处理废水、废气等污染物，确保符合环保要求。
（二）保持冷静与专业
1、应对不符合项
如果审核员提出不符合项，不要慌张，要认真听取审核员的意见，仔细分析不符合的原因。对于能够当场纠正的问题，要立即采取措施进行纠正；对于需要进一步调查和改进的问题，要制定详细的纠正措施计划，并承诺在规定的时间内完成整改。
比如，在ISO 9001质量管理体系审核中，审核员发现某一批次产品的检验记录不完整，企业人员可以立即组织相关人员补充记录，并分析记录不完整的原因，如是员工疏忽还是检验流程存在漏洞。如果是流程问题，要重新修订检验流程，加强员工培训，防止类似问题再次发生。
2、保持专业态度
在与审核员交流时，要保持专业、礼貌的态度。即使审核员提出尖锐的问题或者意见，也要冷静对待，不要与审核员发生争执。要以积极的态度接受审核员的建议，将其视为企业改进的机会。
例如，审核员指出企业的环境管理体系在环境因素识别方面存在遗漏，企业人员可以表示感谢，并承诺会重新进行全面的环境因素识别，完善环境管理体系。
三、审核后的跟进工作
（一）纠正措施的落实
1、及时整改不符合项
在审核结束后，企业要按照审核员提出的不符合项和建议，制定详细的纠正措施计划，并明确责任人和完成时间。要定期跟踪纠正措施的执行情况，确保所有不符合项都能按时整改到位。
比如，对于ISO 45001职业健康安全管理体系审核中发现的员工个人防护用品使用不规范的问题，企业可以制定纠正措施，包括对员工进行重新培训、加强现场监督等，并在规定的时间内完成整改，同时将整改结果反馈给审核机构。
2、举一反三，全面改进
不要仅仅局限于审核员指出的问题，要对整个管理体系进行全面检查，查找类似问题并进行改进。通过审核发现问题，企业可以借此机会完善管理体系，提升管理水平。
例如，如果审核员发现某一部门的文件管理混乱，企业可以对所有部门的文件管理进行检查，统一文件管理标准，规范文件的编制、审批、发放、归档等流程，防止类似问题在其他部门出现。
（二）持续改进体系
1、定期开展内部审核和管理评审
审核通过并不意味着体系运行的结束，企业要定期开展内部审核和管理评审，持续监控体系的运行情况，及时发现并解决新出现的问题。
内部审核可以按照ISO标准的要求，每年至少进行一次，也可以根据企业的实际情况增加频次。管理评审则由最高管理层定期进行，一般每年一次，重点评估体系的适宜性、充分性和有效性，确定改进方向和措施。
例如，在ISO 9001质量管理体系中，通过内部审核可以发现生产过程中的质量控制漏洞，通过管理评审可以决定是否需要调整质量目标、增加质量检测设备等改进措施。
2、关注标准更新和法规变化
ISO标准和相关法律法规会不断更新，企业要及时关注这些变化，并对管理体系进行相应的调整。要定期组织相关人员学习最新的标准和法规，确保企业的管理体系始终符合要求。
随着环保要求的不断提高，ISO 14001环境管理体系标准也会相应更新。
企业要及时了解新的标准要求，如对环境因素识别范围的扩大、对环境绩效评价方法的改进等，及时调整环境管理体系，确保符合新的标准。
